Microsoft Outlook Calendar

¿Qué es el Calendario de Microsoft Outlook?

La integración con el calendario de Microsoft Outlook añade las ausencias aprobadas en Factorial a los calendarios de Outlook de las personas. Factorial sigue siendo la fuente única de información: cuando una ausencia se aprueba, modifica o cancela en Factorial, Outlook se actualiza automáticamente. Así, los equipos pueden consultar quién está ausente desde la herramienta que ya utilizan a diario.

Beneficios

• Sin actualizaciones manuales: las ausencias aprobadas aparecen automáticamente en Outlook, y cualquier cambio o cancelación en Factorial también se refleja allí.
• Disponibilidad clara: las ausencias aparecen como "Fuera de la oficina", así los compañeros ven a las personas como ausentes cuando programan reuniones. Los tipos de ausencia que cuentan como tiempo de trabajo, como el teletrabajo o los viajes de trabajo, aparecen como "Trabajando en otro sitio".
• Tú decides qué se sincroniza: elige qué tipos de ausencia se añaden a Outlook, excluye a personas concretas y elige el calendario: el calendario principal de cada persona (recomendado) o un calendario aparte.
• Menos conflictos: si quieres, se rechazan las reuniones que coinciden con una ausencia, para que los organizadores sepan que la persona no está. Nunca se rechazan reuniones en ausencias que cuentan como tiempo de trabajo.
• Privacidad integrada: en los tipos de ausencia que tienen desactivada la opción "Mostrar este tipo de ausencia en los calendarios" en Factorial, el evento solo muestra "Fuera de la oficina", sin indicar el tipo de ausencia, y se marca como privado.
• Incluye las ausencias existentes: al conectar, puedes añadir las ausencias aprobadas que ya existen, desde el inicio de este mes o de este año, o solo las próximas.
• Conexión segura: se conecta mediante el consentimiento de administrador oficial de Microsoft y Microsoft Graph. No se comparten contraseñas.

Información importante

• Coincidencia por correo electrónico de trabajo: las ausencias de cada persona se añaden al buzón de Outlook que tenga la misma dirección de correo electrónico que su correo de trabajo en Factorial. Se omiten las personas que no tengan un buzón de Microsoft con una dirección coincidente.
• Días completos y parciales: las ausencias de días completos aparecen como eventos de todo el día. Los medios días aparecen como la mañana (8:00–12:00) o la tarde (12:00–17:00), y las ausencias por horas con sus horarios, en la zona horaria de Outlook de cada persona. Las ausencias sin fecha de fin aparecen "hasta nuevo aviso".
• Sin recordatorios: los eventos no tienen recordatorios, llevan la categoría "Factorial" y enlazan a las ausencias de la persona en Factorial.
• Si vienes de la integración anterior de Outlook: tus tipos de ausencia y el ajuste de rechazar reuniones se rellenan automáticamente, y los eventos que ya creó se siguen actualizando, sin duplicados. Tu administrador de Microsoft aprueba la nueva aplicación una sola vez.
• Desinstalación: puedes elegir eliminar de Outlook los eventos de las próximas ausencias. Los eventos pasados se mantienen siempre.

Permisos

• En Factorial (solo lectura):
  • Personas
  • Ausencias
• En Microsoft:
  • Crear y actualizar eventos en los calendarios de las personas.
  • Consultar la zona horaria y el idioma de los buzones de las personas.

Un administrador de Microsoft debe aprobar estos permisos una sola vez para toda la organización.