Ξεκινώντας ξανά: Πώς η Kimpton μεγάλωσε την ομάδα της με τη διαδικασία αυτόματης πρόσληψης της Factorial
Το Kimpton Vividora Hotel είναι ένα πολυτελές μπουτίκ ξενοδοχείο που βρίσκεται στην καρδιά της Γοτθικής Συνοικίας της Βαρκελώνης. Προσφέρουν στους επισκέπτες τους μια υψηλής ποιότητας εμπειρία με κομψά δωμάτια και σουίτες, κοντά σε βασικά τουριστικά αξιοθέατα όπως το Λας Ράμπλας. Από το άνοιγμά τους, η Kimpton επιδιώκει την αριστεία και προασπίζει αυτή την αξία κάθε μέρα.
Η πρόκληση: Η οργάνωση των διαδικασιών τους από το μηδέν
Η μικρή ομάδα της Kimpton τα κατάφερνε με υπολογιστικά φύλλα για να ολοκληρώνει χειροκίνητα τις εργασίες. Δημιουργούσαν προγράμματα, συμπλήρωναν αιτήσεις άδειας και προσέλκυαν κορυφαία ταλέντα όλα με το χέρι. Η διαδικασία πρόσληψης ήταν αρχαϊκή, αναποτελεσματική και χρονοβόρα. Ως αποτέλεσμα, αυτό άρχιζε να επηρεάζει την ομάδα καθώς δεν λάμβαναν την κρίσιμη βοήθεια που χρειάζονταν στην ώρα τους.
Το σύστημα εγγράφων τους ήταν επίσης άτακτο και προκαλούσε απογοήτευση σε όλους στην ομάδα. Από το να ξοδεύουν άσκοπο χρόνο ψάχνοντας τη τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας της εταιρείας μέχρι τη συγκέντρωση εγγράφων νέων υπαλλήλων από τους νεοπροσληφθέντες. Τελικά, καθώς άρχισαν να επεκτείνονται και να αναπτύσσονται, τα υπολογιστικά φύλλα δεν επαρκούσαν πλέον. Έπρεπε να βρουν μια έξυπνη λύση για να καλύψουν τις ανάγκες του αυξανόμενου προσωπικού τους και άμεσα.
Εγχειρίδιο τεκμηρίωσης
Η ομάδα τους χρησιμοποίησε υπολογιστικά φύλλα Excel για τα προγράμματα εργασίας και τις αιτήσεις άδειας. Αυτή η χειροκίνητη διαδικασία ήταν επιρρεπής σε λάθη, γεγονός που σήμαινε ότι το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού έπρεπε να επαναλαμβάνει περιττές εργασίες.
Πολλαπλά εργαλεία
Διαφορετικά εργαλεία για κάθε εργασία—μισθοδοσία, προγραμματισμός βαρδιών, παρακολούθηση χρόνου, διαχείριση δεδομένων και διαχείριση εγγράφων. Η χρήση πολλαπλών λογισμικών οδήγησε σε διπλές εργασίες, αναποτελεσματικότητα και σύγχυση.
Ακατάστατη τήρηση αρχείων
Η ομάδα της Kimpton χρησιμοποίησε το Google Drive και άλλα εργαλεία για την αποθήκευση και κοινοποίηση σημαντικών αρχείων. Αυτό σήμαινε ότι τα έγγραφα, τα συμβόλαια και τα δεδομένα των υπαλλήλων ήταν ανοργάνωτα και σπαταλούταν άσκοπος χρόνος για την αναζήτηση αυτών των εγγράφων.
Η λύση: Ένα εργαλείο για όλη την επιχείρησή τους
Το Factorial εξάλειψε την ανάγκη της Kimpton για υπολογιστικά φύλλα και πολλαπλές πλατφόρμες. Με όλα συγκεντρωμένα σε ένα μέρος, μπορούσαν να διαχειριστούν τα προγράμματα, να εγκρίνουν αιτήματα άδειας και να υπογράψουν συμβάσεις. Όλα όσα χρειάζονται για να λειτουργήσουν την επιχείρησή τους μέσα από το Factorial.
Αυτή η αλλαγή επέτρεψε στην ομάδα τους να επικεντρωθεί στην ανάπτυξη της επιχείρησης και στην υποστήριξη του προσωπικού τους. Μείωσε σημαντικά τον χρόνο που σπαταλούσαν σε διπλές εργασίες, ψάχνοντας μέσα από διάφορα εργαλεία και πολύπλοκες εργασιακές ροές. Με αποτέλεσμα να μειωθεί το φορτίο για την ομάδα HR και να αυξηθεί η συνολική παραγωγικότητα στη Kimpton.
Αυτόματες ροές εργασίας
Οι ροές εργασίας για αιτήματα άδειας (PTO) απλοποιήθηκαν, διευκολύνοντας την έγκριση αδειών από τους διαχειριστές.
Απλή διαδικασία πρόσληψης
Η Kimpton βρήκε τους καλύτερους υποψηφίους, καθώς το Factorial ενοποιεί επικοινωνίες, προγραμματισμό και έγγραφα.
Κεντρικοποιημένα έγγραφα
Τα έγγραφα αποθηκεύονται με ασφάλεια στο Factorial, ενώ η Kimpton συλλέγει εύκολα ψηφιακές υπογραφές νέων προσλήψεων.
Ψηφιακή παρακολούθηση χρόνου
Η καταγραφή εισόδου/εξόδου γίνεται με γεωεντοπισμό, ενώ ο αυτοματοποιημένος προγραμματισμός εξοικονομεί χρόνο.
“Είχα πολλά εργαλεία, αλλά τίποτα δεν ήταν ολοκληρωμένο ή ενοποιημένο. Συνειδητοποίησα ότι έχανα πολύ χρόνο είτε διπλασιάζοντας πληροφορίες είτε ολοκληρώνοντας τα ίδια βήματα για να τα συμπληρώσω.”
Χτίστε την επιχείρησή σας από το μηδέν
Αναπτύξτε την ομάδα σας όπως η Kimpton χρησιμοποιώντας το Factorial
