Od rozproszonych systemów do jednego źródła informacji: jak FRS Co-Op zmodernizował HR w ponad 50 biurach
Jak największa irlandzka spółdzielnia rolnicza nawiązała współpracę z Factorial i TEKenable, aby połączyć dane dotyczące 1 000 pracowników, ponad 50 biur i siedmiu jednostek biznesowych w jednym systemie, skrócić czas przygotowywania raportów z kilku dni do kilku minut i umożliwić działowi HR skupienie się na pracownikach zamiast na formalnościach administracyjnych.
Wyzwanie: jedna spółdzielnia, siedem firm i brak wspólnego systemu danych
FRS Co-Op powstała w latach 70. XX wieku, aby zapewnić rolnikom możliwość odpoczynku od pracy, którą na co dzień wykonują przez cały rok. Od tego czasu spółdzielnia znacząco rozszerzyła zakres swojej działalności. Obecnie jej marki świadczą m.in. usługi wsparcia dla gospodarstw rolnych, rekrutacji, szkoleń i budowy ogrodzeń. W ramach organizacji działa również Tú Nua – usługa wsparcia zatrudnienia, która od 2015 roku pomogła niemal 250 000 osób, a ponad 70 000 z nich znalazło zatrudnienie w całej Irlandii.
Każda jednostka biznesowa korzystała z własnego sposobu ewidencjonowania danych pracowników, a poszczególne systemy nie były ze sobą zintegrowane.
Czasochłonne, przestarzałe procesy
Wiele procesów nadal opierało się na kilku niepołączonych ze sobą systemach i ręcznej pracy. Celem było stworzenie scentralizowanego rozwiązania, które uprości codzienne zadania i pozwoli pracownikom zaoszczędzić czas.
Komunikacja wewnętrzna wymagająca usprawnienia
Ponieważ wielu pracowników nie pracuje na co dzień przy biurku ani komputerze, skuteczne przekazywanie najważniejszych informacji stanowiło szczególne wyzwanie. Celem było szybsze i bardziej bezpośrednie docieranie do wszystkich zespołów.
Konsolidacja rozproszonych systemów i procesów
Korzystanie z wielu aplikacji i różnych sposobów dostępu do informacji generowało dodatkowe obowiązki administracyjne. Potrzebna była jedna scentralizowana platforma, która zwiększy przejrzystość i ułatwi pracownikom codzienne korzystanie z systemu.
Rozwiązanie: HR dopasowany do całej organizacji
FRS nie chciało wdrażać kolejnego odrębnego narzędzia. We współpracy z partnerem Microsoft, firmą TEKenable, organizacja szukała platformy HR, która będzie dobrze współpracować z istniejącym ekosystemem Microsoft. Factorial spełnił te oczekiwania, zapewniając jedno centralne miejsce do zarządzania danymi dotyczącymi wydatków, czasu pracy, wyników pracowników oraz pracowników obsługujących gospodarstwa rolne.
Wydatki rejestrowane na bieżąco
Pracownicy rejestrują wydatki i dodają zdjęcia paragonów, a akceptacja odbywa się bezpośrednio w systemie.
Pracownicy przypisani według umiejętności
Dane 500 pracowników gospodarstw są teraz zebrane w jednym miejscu i uporządkowane według umiejętności.
Cyfrowy onboarding nowych pracowników
Dokumenty onboardingowe są przesyłane i podpisywane cyfrowo już od pierwszego dnia pracy.
Oceny pracownicze wspierane przez AI
Oceny pracownicze są scentralizowane, a AI pomaga wskazywać mocne strony zespołów i potrzeby szkoleniowe.
Efekty
1-2 dni
Oszczędzane każdego miesiąca
Dzięki ograniczeniu ręcznego przygotowywania raportów HR.
Od zaraz
Raporty dostępne na żądanie
Pełna lista pracowników, której przygotowanie wcześniej zajmowało kilka dni, jest teraz dostępna od ręki.
500
pracowników gospodarstw w jednym systemie
Pracownicy są przypisywani do odpowiednich zadań na podstawie swoich umiejętności.
1 dzień
na rozliczenie wydatków
Proces, który wcześniej zajmował 4 dni, obecnie można zakończyć w ciągu jednego dnia.
„Factorial zapewnił nam jedno źródło informacji o danych z całej spółdzielni. Teraz możemy generować raporty HR za pomocą jednego kliknięcia – wcześniej ich przygotowanie zajmowało kilka dni.”
We współpracy z TEKenable
FRS Co-Op wdrożyło Factorial przy wsparciu TEKenable, partnera Microsoft Gold. Obejrzyj wywiad i dowiedz się, dlaczego TEKenable rekomenduje Factorial jako preferowane rozwiązanie HR dla średnich firm korzystających z ekosystemu Microsoft.