Firma korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów, komunikatora i kilku aplikacji do zarządzania pracą. Mimo to przygotowanie miesięcznego zestawienia nadal wymaga kopiowania danych, a prosta sprawa czeka na decyzję kilku osób. Pracownicy mają nowe narzędzia, lecz wykonują podobną liczbę czynności jak wcześniej.
Taka sytuacja pokazuje, dlaczego cyfryzacja firmy nie zawsze przynosi oczekiwany wzrost efektywności. O wyniku inwestycji decyduje również sposób organizacji pracy: przebieg procesów, dostępność informacji i zasady podejmowania decyzji.
Dla polskich przedsiębiorstw rozwijających cyfrową obsługę HR, automatyzację i zastosowania AI oznacza to potrzebę oceny całego procesu. Nawet zaawansowane rozwiązanie może dawać ograniczone korzyści, jeśli obsługuje procedurę pełną zbędnych etapów.
Cyfryzacja bez optymalizacji procesów
Przeniesienie formularza do aplikacji ułatwia jego przesłanie, ale pozostawia otwarte pytanie, czy wszystkie wymagane informacje i akceptacje są potrzebne. Jeżeli dokument nadal przechodzi przez cztery osoby, rzeczywisty czas obsługi może pozostać niemal bez zmian.
Przed wdrożeniem technologii warto prześledzić kilka spraw od zgłoszenia do zakończenia. Analiza powinna pokazać:
- które czynności prowadzą do podjęcia decyzji lub wykonania usługi;
- gdzie powtarza się wprowadzanie albo sprawdzanie tych samych informacji;
- na jakich etapach sprawy najdłużej oczekują na obsługę;
- które wymagania wynikają z aktualnych potrzeb, a które z dawnych przyzwyczajeń.
W rozwijającym się MŚP procedura może nadal odzwierciedlać model, w którym właściciel osobiście zatwierdzał każdą decyzję. Przy większej liczbie pracowników taki układ zaczyna ograniczać tempo działania. Samo dodanie powiadomień nie zwiększy dostępności osoby akceptującej.
Rezultatem analizy powinien być uproszczony proces z uzasadnioną liczbą kroków. Wtedy firma może określić, które z nich warto obsługiwać cyfrowo i jakie wymagania powinno spełniać narzędzie.
Usprawnienie jednego działu nie wystarcza
Efektywność pojedynczego zespołu może poprawić się kosztem pozostałych. Dział administracji szybciej przyjmuje zgłoszenia, ale menedżerowie otrzymują więcej formularzy do uzupełnienia. HR sprawniej przygotowuje dane, lecz zewnętrzne biuro kadrowo-płacowe musi ręcznie dostosować je do swojego programu.
Takie zależności trzeba uwzględnić już przy projektowaniu rozwiązania. Osoba odpowiedzialna za proces powinna oceniać łączny nakład pracy wszystkich uczestników i rozstrzygać, gdzie dana czynność ma największy sens. Dotyczy to także współpracy z dostawcami usług.
Przykładowo przy zatrudnianiu nowej osoby rekrutacja, przygotowanie stanowiska i nadanie dostępów powinny mieć uzgodnione terminy oraz zasady przekazywania informacji. Skrócenie jednego etapu niewiele zmieni, jeżeli kolejny dział dowie się o zatrudnieniu dopiero w dniu rozpoczęcia pracy.
Warto zatem ustalić wspólny rezultat, np. gotowość pracownika do wykonywania obowiązków w pierwszym dniu, zamiast oceniać wyłącznie terminowość zadań poszczególnych działów.
Brak integracji systemów zwiększa ilość pracy ręcznej
Gdy każdy obszar firmy ma osobne narzędzie, te same informacje mogą powstawać w kilku miejscach. Zmiana stanowiska pracownika zostaje zapisana w jednej bazie, podczas gdy inne zestawienie nadal pokazuje poprzedni dział. Uzgadnianie rozbieżności staje się kolejnym obowiązkiem administracyjnym.
Integracja procesów HR wymaga ustalenia, gdzie przechowywane są dane źródłowe, kto je aktualizuje i które rozwiązania z nich korzystają. Sam zakup pakietu aplikacji nie określa jeszcze zasad wymiany informacji.
Przed połączeniem systemów trzeba również uporządkować dane. Różne nazwy tego samego działu, brakujące pola czy nieaktualne przypisania pracowników mogą zakłócić działanie połączenia. Przed przeniesieniem informacji warto uzgodnić ich wspólny format i sprawdzić, czy wpisy w różnych bazach dotyczą tych samych osób.
Factorial pozwala połączyć obszary takie jak dane pracownicze, dokumenty oraz zarządzanie nieobecnościami. Udostępnia również integracje z innymi aplikacjami i publiczne API, czyli interfejs umożliwiający tworzenie własnych połączeń między systemami. Może to ograniczyć konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Przed wyborem platformy trzeba sprawdzić zakres konkretnej integracji: jakie informacje obejmuje, w którym kierunku je przekazuje i jak obsługuje błędy. Współpraca z używanym już oprogramowaniem powinna być oceniana na rzeczywistych przykładach.
Automatyzacja zadań wymaga jasnych reguł
Najwięcej korzyści mogą przynieść usprawnienia czynności wykonywanych regularnie według podobnych zasad. Ręczne wysyłanie przypomnień, przekazywanie dokumentów czy informowanie o kolejnym etapie sprawy zajmuje niewiele czasu pojedynczo, ale przy większej skali tworzy istotne obciążenie.
Przed automatyzacją trzeba określić zdarzenie rozpoczynające działanie, warunki jego wykonania i odbiorcę. Należy też ustalić, co stanie się w sytuacji nietypowej: zabraknie informacji, zmieni się przełożony albo zgłoszenie będzie wymagało indywidualnej oceny.
W Factorial można konfigurować automatyczne powiadomienia o wnioskach urlopowych, udostępnianie dokumentów wybranym grupom oraz działania związane z onboardingiem. Wykorzystanie danych o zespole, stanowisku czy lokalizacji pomaga kierować zadania do właściwych osób.
Rosnące zainteresowanie AI nie zmienia potrzeby określenia odpowiedzialności. Narzędzie może wspierać przygotowanie podsumowania zgłoszeń, jednak firma nadal musi ustalić, kto weryfikuje wynik i podejmuje decyzję. Jeżeli sprawdzanie i poprawianie odpowiedzi trwa dłużej niż wcześniejsza obsługa zadania, warto zmienić zakres zastosowania.
Reguły automatyzacji wymagają późniejszego przeglądu. Zmiana struktury firmy lub podziału obowiązków może sprawić, że wcześniej poprawna sekwencja zacznie kierować zadania do niewłaściwego zespołu. Warto wskazać osobę odpowiedzialną za jej aktualizację i regularnie sprawdzać przypadki zakończone błędem.
Pracownicy potrzebują wygodnego sposobu pracy
Proces zaprojektowany wyłącznie z perspektywy administratora może okazać się uciążliwy dla użytkowników. Wypełnianie wielu pól, niejasne nazwy kategorii czy trudność w znalezieniu statusu sprawy skłaniają do kontaktu telefonicznego lub mailowego. Formalnie działa nowy system, lecz część obsługi nadal odbywa się poza nim. Przed uruchomieniem rozwiązania warto sprawdzić, czy pracownik potrafi samodzielnie wykonać typowe zadanie. W polskiej firmie posiadającej biuro, magazyn i punkty sprzedaży warunki korzystania z technologii będą różne. Test powinien uwzględniać dostępny sprzęt i organizację pracy.
Portal pracowniczy Factorial umożliwia m.in. sprawdzenie pozostałych dni urlopu, złożenie wniosku o nieobecność oraz dostęp do własnych dokumentów. Taka samoobsługa może ograniczać liczbę prostych zapytań kierowanych do HR, jeśli pracownicy wiedzą, gdzie szukać informacji. Potrzebne jest również przygotowanie zespołu. OECD wskazuje na znaczenie kapitału ludzkiego dla skutecznego wykorzystania technologii i wzrostu produktywności. W praktyce warto zaplanować ćwiczenia na konkretnych zadaniach oraz pomoc przy pierwszych samodzielnych działaniach.
Ważne jest też ustalenie, kiedy kończy się prowadzenie tych samych spraw dawną metodą. Długotrwałe uzupełnianie systemu i dodatkowego arkusza zwiększa obciążenie użytkowników. Sposób przejścia powinien uwzględniać potwierdzenie poprawności działania nowego rozwiązania oraz dostępność pomocy.
Jak mierzyć efektywność cyfryzacji w firmie
Liczba aktywnych kont czy dokumentów zapisanych w aplikacji pokazuje skalę wykorzystania systemu. Ocena korzyści biznesowych wymaga jednak sprawdzenia, jak zmienił się przebieg i koszt realizacji zadań.
Przydatne wskaźniki to:
- łączny czas pracy potrzebny do zakończenia jednej sprawy;
- czas oczekiwania między zgłoszeniem a realizacją;
- liczba korekt i ponownych zgłoszeń;
- koszt obsługi procesu przy porównywalnej liczbie spraw.
Przykładowo ograniczenie ręcznej pracy o cztery minuty przy 300 sprawach miesięcznie oznacza 20 godzin odzyskanego czasu. To kalkulacja ilustracyjna. W rzeczywistym pomiarze trzeba odjąć dodatkową pracę związaną z obsługą wyjątków i utrzymaniem rozwiązania.
Analiza opłacalności powinna obejmować także wdrożenie, przeniesienie danych, szkolenia i integracje. Koszt licencji stanowi tylko część wydatków. Wyniki warto porównywać po okresie stabilizacji, uwzględniając sezonowość oraz zmiany liczby pracowników lub klientów.
Odzyskany czas powinien wspierać rozwój firmy
Zmniejszenie nakładu pracy administracyjnej daje organizacji dodatkowe możliwości, które warto wykorzystać świadomie. Zespół HR może przeznaczyć więcej czasu na przygotowanie menedżerów do rozmów rozwojowych, analizę powodów odejść lub poprawę wdrażania nowych osób.
Trzeba przy tym uwzględnić, że odzyskane minuty mogą być rozproszone między wiele osób. Aby przełożyły się na wykonanie większego zadania, czasem potrzebna będzie zmiana podziału obowiązków lub harmonogramu. W przeciwnym razie poprawi się komfort pracy, ale wzrost dostępności zespołu pozostanie trudny do wykorzystania.
W mniejszej firmie korzyścią może być sprawna obsługa rosnącego zatrudnienia bez proporcjonalnego zwiększania liczby zadań administracyjnych. W większej organizacji będzie nią np. dostępność aktualnych informacji potrzebnych do planowania pracy.
Dlatego w planie cyfryzacji warto określić również zadania, na które firma przeznaczy odzyskane zasoby. Pozwala to powiązać ograniczenie pracy ręcznej z konkretną poprawą działania organizacji i ocenić, czy inwestycja rzeczywiście wspiera jej cele.
